On peut écrire un texte pour toutes sortes de raisons. Cela peut être pour :
communiquer ou demander des informations;
convaincre la personne à acheter vos produits ou à faire appel à vos services;
définir une relation contractuelle ou des conditions de travail;
inviter des collègues à une réunion;
etc.
Mais si vous souhaitez que votre texte atteigne son objectif, c’est-à-dire qu’il soit suivi d’effet, il faut qu’il soit compris par la personne à qui vous l’envoyez.
Or, au Nouveau-Brunswick, 62 % des adultes francophones ont de la difficulté à lire et comprendre des textes écrits. Cela fait près de 2 adultes sur 3! La moyenne canadienne est de 49%, soit 1 adulte sur 2!
Afin de maximiser vos chances d’être compris et de rejoindre un maximum de monde, vous pouvez rédiger vos textes en langage clair! Cela permettra à la personne qui lit votre texte de comprendre votre message après l’avoir lu une seule fois.
On dit d’une communication qu’elle est claire « lorsqu’elle est rédigée, structurée et présentée de façon à permettre au lecteur de trouver facilement ce qu’il cherche, de comprendre ce qu’il trouve et de bien utiliser l’information ».
Le langage clair est donc une technique rédactionnelle qui place au premier plan la personne à qui la communication est destinée. L’objectif est de lui permettre de trouver l’information qu’elle cherche dans votre communication, de la comprendre et finalement de faire ce que vous attendez d’elle.
Concrètement, comment faire pour écrire en langage clair?
Pour vous faciliter l’écriture d’un texte en langage clair, nous vous conseillons de suivre 3 étapes :
La réflexion
Avant de vous lancer dans l’écriture de votre texte, il est important de prendre un temps de réflexion. Posez-vous les questions suivantes :
De quoi vais-je parler? Quel est le sujet? Quelles sont les idées principales que je veux aborder?
Quel est l’objectif de mon texte? Le ton que l’on va utiliser sera différent selon que l’on souhaite informer, convaincre, questionner, etc.
À qui mon texte est-il destiné? La personne qui va lire mon texte a-t-elle une bonne connaissance du sujet que je vais aborder? Puis-je utiliser des termes techniques? Quel est son niveau de littératie? Quelles sont les questions qu’elle va se poser?
Quel est le meilleur moyen de livrer cette information? Faire une communication sur les réseaux sociaux n’est pas du tout la même chose que si vous envoyez un courriel.
Répondre à ces questions vous aidera à dresser votre plan de communication.
La rédaction
Un fois que votre plan de communication est rédigé, il est temps de passer à l’écriture de votre texte proprement dit.
Pour que votre texte soit clair, il faut faire attention à la façon dont il va être rédigé, structuré et présenté. Autrement dit, il faut être attentif aux mots que vous allez utiliser, à la façon dont vous allez structurer vos phrases et votre texte, et enfin à la mise en page de votre document.
Voici quelques conseils qui peuvent être facilement appliqués :
En ce qui concerne les mots :
Utilisez des mots simples, familiers, de la vie de tous les jours. Si vous devez utiliser des termes techniques ou professionnels, prenez le temps de les expliquer avec des mots simples.
Si vous utilisez des expressions ou régionalismes, assurez-vous que la personne qui va lire votre texte pourra les comprendre.
Faites attention à l’utilisation des synonymes, qui peuvent parfois amener de la confusion dans l’esprit de certaines personnes.
Évitez les termes indéfinis (comme « assez », « beaucoup », « rapidement », etc.).
En ce qui concerne la structure :
Faites des phrases courtes : maximum 25 mots pour un document, 20 mots pour un courriel et 15 mots pour les réseaux sociaux.
Limitez-vous à une seule idée par phrase et à un seul sujet par paragraphe.
Commencez toujours votre texte par l’information la plus importante.
Écrivez vos phrases en respectant la structure sujet-verbe-compléments.
Adressez-vous directement aux destinataires de votre communication en utilisant le « vous ».
En ce qui concerne la mise en page :
Aérez au maximum votre texte, en utilisant un interligne et en divisant votre texte en paragraphes.
Utilisez des titres et des sous-titres pour faciliter la lecture de votre document.
Alignez votre texte à gauche. C’est généralement moins fatiguant pour le cerveau.
Choisissez une police d’écriture lisible de taille 12 ou 14.
Utilisez le gras ou le souligné pour attirer l’attention sur vos messages clés.
N’hésitez pas à joindre des graphiques, des illustrations ou des tableaux pour faciliter la compréhension de votre texte.
La révision
Lorsque votre texte est terminé, il est important de vous assurer qu’il est bien clair. Pour rappel, cela signifie qu’après avoir été lu une seule fois, le message que vous souhaitez faire passer est compris et suivi d’effet.
Pour vous assurer de cela, plusieurs options s’offrent à vous :
Relisez votre texte à haute-voix. Cela vous aidera à repérer à l’oreille si certaines choses ne fonctionnent pas.
Utilisez une grille de vérification afin de vous assurer que vous avez respecté les règles du langage clair.
Demandez à une personne représentative de votre public cible de relire votre texte et posez-lui des questions précises sur le message que vous voulez faire passer.
Quels sont les avantages du langage clair?
Rédiger votre texte en langage clair va vous permettre :
d’augmenter la lisibilité de votre texte : votre texte pourra être lu rapidement, compris facilement et il pourra facilement être mémorisé.
de gagner en efficacité : si votre texte est clair, la personne à qui il est destiné aura tendance à faire ce que vous souhaitez qu’elle fasse.
d’informer plus de personnes, en ce compris les personnes moins alphabétisées.
de gagner du temps et de l’argent : si votre texte est clair, cela va engendrer moins de questions, moins de confusion et moins d’erreurs suite à des incompréhensions.
d’inspirer confiance à la personne à qui il est destiné. Des études ont montré que les gens font davantage confiance aux entreprises dont ils comprennent les messages. À l’inverse, quand ils ne comprennent pas les messages, ils ont l’impression de se faire avoir.
Écrire en langage clair comporte donc de nombreux avantages. Alors, qu’attendez-vous pour vous y mettre?
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